Deseori oamenii de afaceri cred că cea mai eficientă metodă de luptă cu fraudele din firmă este depistarea şi pedepsirea celor care le comit. Desigur, nimeni nu pune la îndoială rolul pedepsei în evitarea fraudelor. Însă este aceasta cea mai eficientă metodă?
Pentru a răspunde la întrebare trebuie să luăm în consideraţie următorii factori:
· depistarea şi documentarea fraudelor necesită cunoştinţe şi abilităţi speciale în domeniu;
· dacă aţi şi prins hoţul de mînă, este foarte mare riscul ca el ulterior să trecă în ofensivă şi să solicite restituirea prejudiciului moral cauzat prin intermediul instanţei de judecată. Luînd în consideraţie aşa momente ca prezumpţia nevinovăţiei, necesitatea acumulării şi prezentării probelor în judecată doar de către organele abilitate şi mulţi alţi factori legaţi de pierderea valorii probelor, situaţia Dstră poate deveni destul de critică;
· cazurile scoase la iveală reprezintă doar o mică parte din numărul total de fraude comise, care cauzează atît pierderi directe, cît şi indirecte;
· restituirea pagubei pe care aţi suportat-o în urma fraudei poate fi destul de anevoioasă, uneori necesitînd resurse echivalente sau mai mari ca însăşi prejudiciul comis.
Analizînd cele expuse, ne convingem că mult mai eficient ar fi să prevenim fraudele, dar nu să luptăm cu ele post- factum. Însă în mediul de afaceri persistă opinia, precum că crearea şi menţinerea unui sistem de prevenire a fraudelor necesită investiţii colosale. Aşa este oare în realitate?
Desigur, crearea unui sistem eficient antifraudă poate duce la cheltuieli suplimentare considerabile. Aceasta se întîmplă cînd companiile se străduie să elimine toate posibilităţile de furturi din partea angajaţilor, investind o bună parte din bani pentru tehnologii şi metode avansate în domeniu.
Însă nu totdeauna firmele pot să-şi permită cheltuirea banilor mulţi pentru prevenirea fraudelor, aceasta mai cu seamă referindu-se la întreprinderile mici. Totodată, există căi simple şi eficiente care permit proprietarilor să-şi protejeze afacerile fără a investi sume mari de bani care, deşi aparent sunt binecunoscute şi considerate obligatorii, de multe ori sunt ignorate.
În continuare sunt prezentaţi 10 paşi care urmează să-i întreprindeţi pentru a evita pierderi colosale în viitor.
1. Înarmaţi-vă cu cunoştinţe despre posibilile fraude. Trebuie să vă formaţi o înţelegere clară despre faptul cum pot fi comise fraudele şi cine le poate comite, dacă doriţi să preveniţi fenomenul respectiv. Aceasta înseamnă că este necesar să studiaţi oportunităţile şi factorii de motivaţie care favorizează comiterea fraudelor, precum şi metodele de bază de prevenire.
2. Selectaţi cu pecauţie angajaţii. În societate există o categorie de oameni predispuşi spre comiterea fraudelor. Este deosebit de important să evitaţi angajarea celora care vă pot fura în viitor. Pentru aceasta examinaţi minuţios fiecare candidat la angajare, atrăgînd o deosebită atenţie trecutului acestora. Chiar şi dacă caracteristicile în scris de la locul precedent de muncă sunt pozitive, găsiţi posibilităţi să discutaţi cu oamenii care cunosc de mult timp angajatul pentru a evita posibile dezamăgiri.
3. Întrebaţi-vă cum poate fi comisă frauda. Priviţi de pe poziţia angajaţilor la procesele şi operaţiunile care au loc în firmă. Încercaţi să răspundeţi la următoarele întrebări: Există posibilităţi evidente pentru furturi şi fraude? Provoacă neajusurile din procesul de lucru posibilităţi uşoare de furt? Sunt supravegheate destul de bine zonele cu risc de fraudă?
4. Educaţi la angajaţi spiritul intoleranţei faţă de fraudă. Cei mai mulţi salariaţi nu au venit în contact cu frauda la locul de muncă, sau pur şi simplu nu au ştiut că au fost în contact cu frauda. Dacă angajaţii vor înţelege pericolul fraudelor şi vor cunoaşte în linii generale simptomele lor prealabile, ei vă vor ajuta să soluţionaţi aceste probleme în companie. Sfatul de la angajat este una dintre modalităţile cele mai frecvente ca frauda să fie detectată. Oferiţi angajaţilor instrumente pentru a vă ajuta să preveniţi şi să depistaţi fraudele.
5. Implicaţi-vă. Una dintre cele mai frecvente greşeli comise în business constă în neimplicarea proprietarilor. Deseori aceştia se implică întru totul în vînzări şi procesul de marketing, lăsînd responsabilitatea financiară pe seama contabililor sau managerilor. Dacă procedaţi aşa- sunteţi pe calea sigură spre catastrofă. Patronul firmei trebuie să se implice cu regularitate în controlul resurselor materiale şi financiare, iar în aşa mod angajaţii vor cunoaşte că acestea sunt supravegheate cu stricteţe. Studiaţi dispoziţiile de plată, cu regularitate examinaţi cheltuielile pentru a fi sigur că ele sunt corecte şi fiţi conştient de ceia ce se întîmplă cu banii Dumneavoastră.
6. Creaţi politici şi proceduri eficiente. Procedurile proactive de prevenire reprezintă esenţa controluli intern. Dacă este importantă respectarea regulamentelor curente în organizaţie, atunci şi prevenirea fraudelor devine importantă. Pentru asigurarea efectului maxim, personalul angajat în controlul intern trebuie să fie implicat în procedurile de dezvoltare a procedurilor de control. Cei mai experimentaţi în domeniul fraudelor pot propune şi cele mai valoroase metode de control. Totodată reţineţi, că controlul efficient nu necesită resurse costisitoare pentru creare şi implementare.
7. Elaboraţi şi implementaţi Codul de conduită. Instituirea Codului etic este un pas important pentru companiile de orice nivel. Dar nu este suficientă doar elaborarea acestui Cod, mult mai important este să vă asiguraţi ca cerinţele acestuia sunt pe înţelesul angajaţilor şi este posibil de a fi respectate. În linii generale, Codul etic trebuie să conţină următoarele elemente: îndrumări privind comportamentulcomise.
8. Securitatea fizică. Chiar şi pentru firmele mici, montarea unei alarme şi înscrierea la un serviciu de monitorizare al unei companii de securitate reprezintă costuri nesemnificative faţă de prejudiciile ce pot fi aduse de o eventuală fraudă.
9. Creaţi inspecţia internă şi controlul intern. Controlul intern este o componentă importantă a managementului dintr-o companie şi organizaţie. Acesta cuprinde planuri, metode şi proceduri folosite pentru a îndeplini misiunile, a atinge scopurile şi obiectivele şi, în acest fel, să susţină un management performant. Controlul intern este prima linie în prevenirea şi detectarea erorilor şi fraudelor, în apărarea şi conservarea activelor companiei. Controlul intern ajută managerii să obţină rezultatele dorite şi asigură că instrumentele de planificare şi proiectare strategică sunt bazate pe realitate, iar măsurile pentru îndeplinirea obiectivelor sunt aplicate în practică. Controlul intern respectă principiul eficienţei, asta însemnând că trebuie să fie minimal, să vizeze acele procese şi operaţiuni de maximă importanţă şi maxim impact în caz de disfuncţii, să se bazeze pe un număr mic de indicatori şi parametrii care să fie măsuraţi la perioade prestabilite.
10. Realizaţi un plan bine fundamentat de reacţie la activitatea frauduloasă.
După cum am menţionat la începutul articolului, persoanele care au comis fraude trebuie să fie pedepsite. Legislaţia prevede diverse forme de pedeapsă, însa pentru oamenii de afaceri mult mai importantă devine nu atât pedeapsa în sine, cât restituirea prejudiciului material cauzat. Existenţa unui plan prealabil de reacţionare la posibilile fraude nu numai că va contribui la depistarea şi pedepsirea persoanelor care au comis fraude şi la restituirea pagubelor materiale, dar şi la coordonarea eforturilor în vederea eliminării factorilor care au favorizat comiterea acestor fapte.
Cele zece elemente nu abordează în mod exhaustiv problematica prevenirii fraudelor, dar cel puţin reprezintă un minim necesar. Sunt convins că alţi specialişti în domeniu vor putea indica şi alte norme la fel de importante. Dar dacă ignorăm vreuna dintre aceste „directive”, este cazul să ne reanalizăm serios poziţia pe care o avem cu privire la securitatea împotriva fraudelor.
