Crearea climatului de integritate în companie

Scott Harshbarger (fost procuror general din Massachusetts) şi Robert Stringer (autorul cărţii „Conducere şi climat organizaţional”) menţionează că integritatea se manifesta atunci, când alegem sa acţionăm în conformitate cu valorile comune, chiar dacă aceasta nu este în propriul nostru interes.

Prin însăşi natura sa integritatea conţine câteva puncte de tensiune şi contradicţie aparentă. Primul este în însăşi noţiunea de „valori comune”, care sunt foarte dificil de estimat dar care trebuie respectate cu regularitate.

Al doilea punct de tensiune constă în aceia, că indiferet de faptul cât de importantă pentru noi este integritatea, deseori ezităm să discutăm problemele de integritate cu alţii, cauza principală fiind nedorinţa de a fi suspectaţi în făţărnicie. Cu alte cuvinte este mult mai uşor să elaborezi un Cod de Conduită şi să-l transmiţi angajaţilor decât să iniţiezi nişte discuţii în colectiv despre provocările etice cu care se confruntă zilnic oamenii, aceste conversaţii fiind uneori neconfortabile.

Al treilea punct de tensiune rezidă din faptul că libertatea este preţuită mai mult ca integritatea. Astfel, noi suntem dispuşi să admirăm persoanele care iau liber decizii comparativ cu cele care se conduc de anumite reguli sau dogme.

În acelaşi timp, oamenii aşteaptă de la companii ca acestea să-şi formuleze valorile, să acţioneze consistent în conformitate cu aceste valori şi să ia decizii corecte. În caz contrar creşte riscul ca interesele personale să predomine şi respectiv este în creştere şi riscul de fraudare. Din aceste considerente este deosebit de important ca conducătorii organizaţiilor să dispună de instrumente şi tehnici pentru a crea un climat de integritate.

În continuare sunt prezentate şase strategii orientate la crearea unui asemenea climat, toate împreună formează cadrul reformelor organizaţionale în contextul prevenirii fraudelor.

Formularea şi discutarea standardelor de integritate şi aşteptărilor.

   Formularea standardelor de integritate trebuie să fie un proces continuu, dirijat de conducătorul companiei. Conducătorii trebuie să vorbească despre integritate. Ei trebuie să încurajeze discuţiile, dezbaterile şi conversaţiile sincere despre conflictele dintre standardele companiei. Discuţiile nu trebuie să fie doar de dragul discuţiilor, dar ele au scopul să ajute oamenii să-şi calibreze poziţiile pe teme sensibile.

Cele mai reuşite forumuri pentru discuţiile de integritate sunt trainingurile. Conducătorii pot include pe lângă tematicile de specialitate şi tematici privind integritatea sub diverse aspecte, integritatea devenind o parte a aierului cu care respiră angajaţii.

Totodată, standardele şi aşteptările cu referinţă la integritate trebuie să fie realiste şi specifice organizaţiei, să ia în consideraţie problemele reale cu care se confruntă angajaţii. Declaraţiile măreţe nu vor conduce la un comportament dorit în situaţiile specifice.

Formularea explicită a standardelor de integritate şi abordarea integrităţii corporatiste ca temă principală în discuţii este calea cea mai bună ca aşteptările conducătorului să fie înţelese şi acceptate. Mai mult ca atât, o discuţie liberă şi deschisă îl va ajuta pe conducător să studieze mai amplu problemele reale cu care se confruntă oamenii activând în organizaţie.

Evaluarea sistemului existent de integritate.

Orice organizaţie dispune de un sistem de integritate, care deşi nu este formulat sau conştientizat, există în cultura organizaţiei. Evaluarea sistemului existent de integritate este absolut necesară. Procesul de conducere a evaluării transmite un mesaj deosebit de puternic şi în rezultat se trasează calea spre îmbunătăţiri şi reforme.

Cea mai efectivă evaluare a sistemului de integritate include revizuirea codurilor de conduită scrise,  politicilor etice, procedurilor de raportare şi reclamare, discutându-le cu angajaţii şi conducătorii de toate nivelele. În consecinţă necesită a fi găsit răspunsul dacă toate prevederile acestora sunt ajustate la valorile explicite ale organizaţiei.

Auditul trebuie să se desfăşoare pe parcursul a 30-60 de zile şi să includă raportul detaliat precum şi recomandările care urmează a fi implementate.

Planul de acţiuni trebuie comunicat tuturor cu explicaţiile de rigoare şi stabilirea feedback-ului constructiv. Desigur, cheia reconstruirii încrederii constă nu atât în plan, cât în activităţile ce rezultă din acest plan.

Dezvoltarea noilor sisteme pentru determinarea şi dirijarea  integritatăţii.

 Politicile şi procedurile scrise cu referinţă la standardele de integritate diferă de standardele de performanţă. Dacă indicatorii de performanţă focusează activităţile spre ceia ce trebuie de făcut (sporirea incasărilor cu 10% sau reducerea costurilor cu 1,7 milioane lei), apoi ghidurile de integritate stabilesc comportamentul inacceptabil.

În cazul când standardele de integritate au scopul de a influenţa comportamentul actual, atunci ele trebuiesc discutate activ, ajutând angajaţii să înţeleagă problemele de etică şi integritate.

 Noile sisteme de integritatea vor fi un ingredient esenţial de imagine publică a
organizaţiei. Creşterea transparenţei sistemului de integritate corporativă descurajează adesea persoanele dispuse să încalce aceste politici. Din practică se cunoaşte, că probabilitatea de depistare sau pedeapsa este o componentă cheie de descurajare
a criminalităţii „guleraşelor albe” şi aplicarea corectă a pedepselor este crucială. Din aceste considerente, probabil este mai bine de a nu avea un cod de conduită decât de al avea doar de ochii lumii.

Dezvoltarea practicilor de conducere cu un înalt nivel de integritate.

Ceea ce oamenii spun cu siguranţă ajută la determinarea
normelor din organizaţie, dar ceea ce fac ei are o influienţă mai profundă. Care practici specifice de conducere sunt asociate cu nivelul înalt de integritate? Vom examina trei aspecte ale stilului de conducere care se asociază cu climatul de integritate: sinceritatea, deschiderea şi implicarea. Organizaţiile care consolidează, stimulează şi susţin aceste modele de comportament, mult mai uşor generează încredere.

Sinceritatea. Liderul cu integritate înaltă generează încredere prin felul de a fi direct, clar şi punctual. În aşa mod comportamentul său poate  fi prezis şi trezeşte încredere. Liderii direcţi nu întotdeauna sunt iubiţi, admiraţi şi urmaţi, însă ei sunt priviţi ca persoane cu integritate care determină pe alţii să manifeste un asemenea comportament.

Deschiderea. Liderii deschişi sunt percepuţi ca fiind cu un grad mai înalt de integritate ca conducătorii secretizaţi, distanţaţi şi greu de înţeles. Climatul cu un nivel sporit de integritate încurajează comunicarea deschisă, favorizează răspândirea informaţiei şi dialogul.

Implicarea. Liderii care sunt participativi şi invită pe alţii la luarea deciziilor sunt percepuţi ca fiind mai puţin aroganţi, mai acceptabil şi mai deschişi ca cei care se simt că ştiu răspuns la toate întrebările. Un climat de integritate este de obicei mai participativ
şi mai mult acceptabil pentru diversităţii.

Top- managerii trebuie să aibă curajul să stimuleze aceste trei modele a comportamentului cu integritate. Ei nu trebuie să încurajeze sau să ignoreze aroganţa, critica excesivă şi stilul autoritar de conducere. Desigur, este necesară şi modelarea stilului de lider cu un înalt grad de integritate. Totodată trebuie luat în consideraţie faptul că nu există factor nai puternic de influienţare a climatului de integritate decât practicile de conducere zilnice.

Redefinirea consecinţelor practicilor manageriale.

 Climatul organizaţional mai poate fi definit ca „consecinţe ale managementului”. Care sunt consecinţele în rezultatul comportamentului sau performanţelor inadecvate? Care criterii determină promovarea? Ce se va întîmpla dacă cineva va obţine rezultate înalte evitînd normele etice?

Această ultimă întrebare crează dificultăţi în special în corporaţiile cu un nivel înalt de performanţă. Stabilirea performanţelor financiare şi de vânzări înalte deobicei sunt însoţite de un stil puternic de conducere. Cu toate acestea, cultura cu un înalt grad de performanţă poate trece cu vederea integritatea. Liderii din unele organizaţii, în goana după indici performanţi, nu acordă atenţia cuvenită aspectelor de integritate şi î-şi dau seama despre aceasta dor când se trezesc în faţa problemelor cauzate de nivelul scăzut de integritate.

Desemnarea persoanei responsabile de integritate. Este deosebit de important desemnarea unei persoane din nivelul superior de conducere, care să monitorizeze toate aspectele procesului complex şi dificil a reformei integrităţii corporatiste. Această persoană trebuie să insufle tuturor încrederea că nivelul înalt de integritate este un imperativ strategic. Accentul de bază trebuie pus pe performanţa şi imaginea întregii companii, asigurîndu-se cî greşelile nu se vor repeta şi vor fi imediat corectate în modul corespunzător. Este de menţionat că un bun supraveghetor va depista doar un procent foarte- foarte mic din persoanele corupte,  iar cu politicile corecte de integritate se poate obţine mult mai mult.

Cât costă încrederea? Un înalt nivel de integritate va aduce o valoare adăugată semnificativă companiei, evitând costuri suplimentare. Mai mult ca atât, vor fi evitate pierderile  de pe urma fraudelor, căderii reputaţiei şi influienţei pe piaţă.

Primul pas important constă în elaborarea unui îndrumar explicit de integritate. Crearea unui climat organizaţional care să motiveze toţi membrii companieiei să trăiască în conformitate cu acest act este al doilea pas.  Documentul de integritate corporatistă va trece testul dacă va reuşi să balanseze interesele companiei cu interesele fiecărui membru al organizaţiei.